モニタリング期日の管理を仕組み化する｜抜け漏れを防ぐ3つの工夫

計画相談の利用者が30人、50人と増えてくると、頭の中だけでモニタリング期日を管理するのは不可能になります。「今月モニタリングの人は誰だっけ」を毎回台帳から探すのは時間のムダですし、抜け漏れは減算や利用者との信頼問題に直結します。

なぜ抜け漏れが起きるのか

モニタリング期間は利用者ごとに設定が異なります。毎月の人もいれば、3か月ごと、6か月ごとの人もいる。さらに更新月や区分変更のタイミングで期間が変わることもあります。つまり「全員同じリズムではない」ことが、管理を難しくしている本質です。

利用者台帳を五十音順で持っている事業所は多いですが、期日管理用には次回モニタリング月の昇順で並んだ一覧が必要です。月初にその一覧を見れば、今月やるべき人が上から順に並んでいる状態を作ります。

抜け漏れの多くは「実施したのに次回期日を更新し忘れた」ことから起きます。モニタリング記録を書いたその場で、次回期日も更新する。この一連の流れを崩さないことが、仕組みとして一番効きます。

のように、一覧を開いた瞬間に危険な人が目に飛び込んでくる状態にします。Excelの条件付き書式でも実現できますが、設定の手間と壊れやすさが難点です。

当サイトのモニタリング管理ツールは、利用者と実施月を登録するだけで次回期日を自動計算し、期限切れ・今月・来月をひと目でわかる形に色分けします。データはお使いの端末内にだけ保存されるので、外部にアップロードされる心配もありません。無料で使えるので、まずは今月分の利用者だけでも入れてみてください。